Diventa protagonista: idee per promuovere la tua attività e farti conoscere

Un buon evento attira dei visitatori; un evento straordinario attira una folla.

Come piccoli imprenditori, si cerca di ottenere qualcosa di meglio che un "buon risultato", ma come fare per assicurarsi il successo del proprio evento?

Con così tanti posti dove condividere il tuo evento, non è per niente facile attirare un gran numero di persone. Soprattutto in un'epoca in cui basta un semplice clic sui social network per "confermare" la propria partecipazione a un evento.

Secondo Facebook, 700 milioni di persone al mese utilizzano la piattaforma per promuovere eventi.

Come fare per distinguersi dagli altri e convincere le persone a presentarsi al tuo evento quando l'offerta è così variegata?

Queste idee per promuovere gli eventi ti aiuteranno a farti conoscere e a sviluppare legami con le persone sia online che offline prima del grande giorno.

Stabilisci degli obiettivi chiari, così da sapere quali risultati devi ottenere

Gli eventi di settore e i mercati offrono opportunità straordinarie per:

  • Entrare in contatto con nuovi clienti
  • Scoprire nuove tendenze del settore
  • Trovare nuove idee per la tua attività
  • Imparare dalla concorrenza

Anche se questi sono tutti risultati positivi, se stabilisci degli obiettivi chiari, potrai concentrare i tuoi sforzi su ciò che conta di più per la tua attività. Che tu stia vendendo prodotti a una fiera locale o stia cercando di attirare potenziali clienti a una fiera di settore, se misuri le vendite o le registrazioni ottenute, potrai quantificare con più facilità il successo dell'evento e se ne sia valsa la spesa.

Chiediti:

  • Quante vendite saranno necessarie ogni giorno per rendere proficua la tua partecipazione all'evento?
  • Quante registrazioni via e-mail devi ottenere al giorno?
  • Quanti nuovi clienti servono per giustificare il costo dell'evento?

Solo una volta stabiliti i tuoi obiettivi potrai iniziare a misurare il successo. E se raggiungere i tuoi obiettivi va bene, superarli di gran lunga è una sensazione straordinaria.

Mettiti nei panni di una persona che riceve il tuo invito

Chi viene al tuo evento non lo fa solo per darti il suo sostegno. Vuole ricevere qualcosa in cambio. Quindi devi rendere chiaro che cosa aspetta i partecipanti.

  • Che cosa rende l'evento unico?
  • Ci sono dei prodotti in offerta che non sono disponibili altrove?
  • Si trova in un posto pratico?
  • Ha luogo in un edificio prestigioso o un posto particolare?
  • Saranno presenti degli oratori o artisti famosi?
  • Si avrà la possibilità di provare per primi un nuovo prodotto o servizio?

Rispondi subito alla domanda "Che cosa ci guadagno?" dei potenziali partecipanti. In questo modo metterai in risalto il tuo evento rispetto a tutti gli altri che si limitano a elencare attività, indirizzo e data.

Prepara tutto l'occorrente in anticipo: ti tornerà utile in seguito

È capitato a tutti: è mezzanotte passata e stai ancora cercando un documento sul tuo computer che sai di aver salvato da qualche parte. Ma chissà dove...

Un kit per eventi o una cartella stampa ti permette di avere a portata di mano tutti i materiali necessari per promuovere il tuo evento. Potrai così risparmiarti di dover setacciare computer, telefono ed e-mail per trovare le informazioni che ti servono.

A seconda del tipo di attività, una cartella stampa potrebbe essere una cartella da presentazione contenente di tutto, dalle fotografie professionali fino alle descrizioni dei prodotti e i comunicati stampa, o il logo in alta risoluzione per il merchandise, uniformi o stampe delle promozioni per l'evento.

Una descrizione aggiornata della tua attività ti offre l'opportunità di raccontare la tua storia. Ragiona in termini delle domande chi, cosa, quando, dove e perché. Scrivendo, riscrivendo e migliorando questa descrizione sarai in grado di parlare della tua attività con maggiore sicurezza e in maniera più concisa.

Per Maura McKnight di The Candy Drawer Confectionary, il fatto di dover mettere per iscritto la descrizione della sua attività le ha facilitato la creazione del design dei prodotti per il marketing per la promozione dell'evento. I biglietti informativi di Maura illustrano i suoi prodotti più venduti e includono una breve descrizione della sua attività. Sul retro sono evidenziati un paio di fattori con cui si distingue dalla concorrenza: Maura vende solo prodotti fatti a mano e offre la possibilità di fare ordini all'ingrosso.

"I biglietti informativi sono i prodotti per il marketing più efficaci, perché rappresentano la nostra impresa in poche parole."

Non hai ancora scritto la tua descrizione o la storia della tua attività?

Gli articoli inclusi nella nostra sezione "Presenta e promuovi" ti aiuteranno a sviluppare la tua proposta di vendita unica, così da poter presentare con sicurezza e professionalità la tua attività.

E persino un semplice consiglio come creare sul tuo browser web una cartella di segnalibri per salvare tutti i link alla pagina dell'evento, al sito per i biglietti, ad articoli di blog o video rilevanti può esserti di grande aiuto.

Pianifica "la strada per il successo" del tuo evento

Non importa se stai ancora cercando l'evento giusto a cui partecipare o se hai già effettuato la registrazione, quello che devi tenere a mente è come farai colpo sui potenziali clienti e i nuovi contatti.

Per ottimizzare i tempi, potresti dividere in compiti più piccoli e gestibili tutto quello che devi fare in preparazione all'evento. E cancellare tutte queste attività man mano che le completi ti darà un grande senso di soddisfazione.

Perciò, se stai per partecipare a una fiera di settore, questa pratica lista di controllo ti offrirà utili consigli degli esperti su cosa fare prima, durante e dopo l'evento. Molti di questi suggerimenti sono validi anche se parteciperai a un evento di dimensioni ridotte, come un mercato agricolo o una fiera dell'artigianato.

Puoi dividere le attività da svolgere in fasi:

Sei settimane prima dell'evento

  • Crea il design e stampa gli articoli promozionali.
  • Presenta il tuo comunicato stampa a inserzionisti e telegiornali locali.
  • Crea un hashtag unico se stai organizzando il tuo evento.

Quattro settimane prima dell'evento

  • Appendi i poster per la città.
  • Spedisci per posta gli inviti personalizzati.
  • Fissa un appuntamento con chi desideri parlare all'evento.

Due settimane prima dell'evento

  • Distribuisci volantini e altro materiale promozionale nella tua comunità.
  • Pubblica dei promemoria sui social network per coinvolgere le persone e prova a offrire informazioni utili; ad esempio, rispondi a domande relative alla logistica dell'evento.

Vai dove si trovano i clienti

Come hai scoperto dell'evento precedente a cui hai partecipato?

Prova a pensare in maniera strategica dove potrai attirare l'attenzione al meglio.

A seconda del tipo di clienti che cerchi, per promuovere l'evento potresti usare un misto di Facebook, LinkedIn, un poster accattivante nei bar della zona o volantini nei locali e negli uffici più trafficati.

Quando ti sarà chiaro dove trovare i tuoi clienti online e offline, pensa a come farti notare in quei canali di comunicazione.

Potresti utilizzare un video per offrire un assaggio di quello che li aspetta il giorno dell'evento. Non è necessario, però, spendere l'intero budget a tua disposizione per contrattare un professionista. Gli organizzatori spesso condividono durante l'anno sui loro canali social dei video delle edizioni precedenti. Se possibile, usa questi filmati per promuovere l'evento a cui parteciperai e associare la tua attività al suo brand.

Oppure, se ci sai fare con le parole, contatta dei blog rilevanti e offriti di scrivere un post in merito. Posizionati come ambasciatore per l'evento e fornisci un link al sito per l'acquisto degli ingressi. Potresti anche rendere il tutto più interessante aggiungendo un codice sconto.

Prenditi del tempo per creare inviti su misura

Non dimenticarti della posta tradizionale. È ormai raro ricevere un invito personalizzato, quindi potresti sorprendere i tuoi potenziali clienti e farli sentire speciali. Includi un hashtag sull'invito per spingerli a promuovere l'evento sia online che di persona.

Il tempo e gli sforzi investiti in questa operazione nelle fasi iniziali darà i suoi frutti in futuro.

E visto che stiamo già parlando di tempistiche...

Tieni conto della flessibilità sui tuoi materiali promozionali

Siamo tutti sempre occupati, sopratutto nel fine settimana. Perciò, se stai organizzando delle attività particolari, come presentazioni o laboratori, crea una tabella di marcia, in modo che le persone sappiano quando arrivare.

Devi, però, tenere a mente una cosa fondamentale: indica solo l'attività, il nome dell'oratore o del laboratorio, ma ometti l'orario su materiali promozionali, striscioni e poster. Potresti dover modificare l'ordine delle attività quando la data si avvicina o il giorno stesso dell'evento. La maggior parte degli eventi pubblica in anticipo l'elenco delle attività su poster e volantini, ma fornisce l'orario dettagliato online, in modo che sia più semplice poterlo modificare se necessario.

Avvia la conversazione utilizzando l'hashtag del tuo evento

Se stai organizzando il tuo evento, l'uso di un hashtag unico potrebbe aiutarti a promuoverlo e lasciarlo impresso nella mente delle persone. Cerca di creare un hashtag il più corto possibile, così sarà facile da ricordare e da aggiungere ai post prima, durante e dopo l'evento.

Sarà presente un invitato speciale?

Chiedigli di nominare l'evento utilizzando l'hashtag per renderlo memorabile.

Puoi anche stuzzicare la curiosità dei partecipanti prima dell'evento condividendo delle foto con l'hashtag come etichetta mentre prepari i materiali, impacchetti i prodotti e crei il tuo stand.

Ricordati di impostare degli avvisi in modo da poter rispondere rapidamente a chiunque usi il tuo hashtag in un post o un commento.

Suscita curiosità per far circolare la voce

Quando Aaron Giles, Marketing Manager di Great Escape Leeds & Sheffield voleva promuovere una nuova escape room, sapeva che doveva trovare il modo di "farne parlare in città".

Dopo aver raccolto qualche idea, Aaron e i suoi collaboratori optarono per una campagna shock di guerilla marketing per ottenere un grande effetto con un budget limitato.

"Abbiamo deciso di usare delle sagome dei cadaveri fatte con il gesso. La campagna ci è costata solo poco meno di 400 £ (circa 450 €). Volevamo farci conoscere, quindi per misurare il nostro successo abbiamo usato i tag sui social media e il classico "dove hai sentito parlare di noi?". L'idea ha avuto subito un successo straordinario: la sagoma di prova è stata condivisa con un tag sui social media meno di 15 minuti dopo che l'avevamo disegnata. Una volta lanciata la campagna completa, le nostre piattaforme sui social media sono state bombardate di foto scattate da persone che apprezzavano la creatività. Le sagome sono diventate il terzo fattore per attirare i clienti, dopo i social e il passaparola. E di certo la città ha cominciato a parlare di noi, per buoni o cattivi motivi... Non se ne abbia a male l'amministrazione comunale."

Morale della storia: non avere paura di provare qualcosa di diverso (basta che sia legale).

Promuovi il tuo evento nei calendari di eventi locali

Contatta riviste e giornali il prima possibile per assicurarti di poter comparire nelle loro prossime edizioni. Anche se i calendari delle attività locali vengono pubblicati online, gli editori creano il loro calendario con largo anticipo. Perciò, invia la tua richiesta quanto prima per avere maggiori possibilità di veder pubblicato il tuo evento.

Grazie a siti come Meetup ed Eventbrite, potrai creare con facilità gli eventi e avrai a disposizioni maggiori opzioni di comunicazione rispetto a un normale evento Facebook.

E non dimenticarti dei canali tradizionali come quotidiani e radio locali. Spesso pubblicano un sommario degli eventi e potrebbero permetterti di inserire il tuo gratuitamente.

Incentiva l'iscrizione anticipata

Per stuzzicare la curiosità, potresti offrire qualcosa di speciale per le prime 100 persone che si registrano al tuo evento. Questi incentivi sono importanti, perché spingono la gente a partecipare. Potresti attirarli con uno sconto sul biglietto o con degli articoli promozionali da ricevere all'evento. La promessa di una borsa di omaggi è un'occasione straordinaria per avere 100 interazioni personali e memorabili nel momento in cui passano dal tuo stand a ritirarla.

Se stai utilizzando una piattaforma online per la vendita dei biglietti, aggiungi un codice sconto sui tuoi volantini, così da offrire un ulteriore incentivo per chi ti incontra faccia a faccia.

Dai un motivo per condividere il tuo evento

Cerca di usare un tono più colloquiale che promozionale quando parli dell'evento nei giorni che lo precedono. Per ogni post promozionale che condividi, pubblicane uno o due che non sono direttamente collegati all'acquisto dei biglietti.

Anche se parteciperai a un evento molto noto, la tua attività darà comunque una buona impressione se condividerai informazioni utili come suggerimenti per i parcheggi o gli hotel più vicini. Chi riceverà queste informazioni le potrà condividere con la propria rete di contatti.

La differenza tra una partecipazione attiva e passiva a un evento sta nell'apparire e sentirsi professionali e preparati. Se ti organizzerai andando a ritroso a partire dalla data dell'evento fino al presente e dividerai gli obiettivi in attività più semplici da gestire e completare, la preparazione sarà molto più facile.

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